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Dieser Beitrag gehört zur Blog-Parade anlässlich des BA-Camp 2016. Als Mitorganisator des BA-Camps ist es mir ein wichtiges Anliegen, Ihnen die folgende Frage aus meiner Sicht zu beantworten:
Was zeichnet gute Business-Analysten aus und wie verändern sie Unternehmen?
Wenn ich über dieses Thema schreibe, dann schwingt dabei meine ganz persönliche Erfahrung mit. Ich habe selbst viele Jahre als Business-Analyst Unternehmen verändert. Dabei habe ich Firmen geholfen, neue Technologien gewinnbringend zu nutzen, neue Wege gesucht und gefunden, um Vertriebsprozesse zu optimieren, oder die Aufbauorganisation einer IT-Support-Abteilung optimiert, damit die Kundenzufriedenheit erhöht wird. Dabei stand immer ein wichtiger Aspekt im Vordergrund: Der Wert der Veränderung für die Stakeholder – Kunden, Mitarbeiter und natürlich meine Auftraggeber.
Die Tätigkeit als Business-Analyst ist mir mit der Zeit in Fleisch und Blut übergegangen. Daraus hat sich ein intuitives Vorgehen ergeben, das sich aus der praktischen Erfahrung nährt: Komme ich jetzt zum Beispiel in eine bestimmte Situation wie in ein Meeting zur Anforderungserhebung, erkenne ich sofort, was zu tun ist. Beispielsweise, dass es keinen Sinn ergibt, nach konkreten Anforderungen – mit welcher Methode auch immer – zu fragen, wenn die Menschen im Raum noch nicht bereit dazu sind.
Einmal habe ich bei einem Kunden genau so eine Situation erlebt: Meine Aufgabe bestand in der Moderation eines Workshops in der Konzept-Phase. Das Problem: Die anwesenden Mitarbeiter waren in nur 6 Monaten bereits zum dritten Mal von unterschiedlichen Leuten zu einem Workshop zum selben Thema eingeladen – nur wusste ich nichts davon. Diese Personen waren verständlicherweise verärgert, weil sie das Gefühl hatten, dass ihre Zeit nicht wert geschätzt wurde. Intuitiv habe ich mich in dieser Situation zuerst mit den Emotionen der anwesenden Fachexperten beschäftigt. Erst dadurch wurde ein effizientes Meeting möglich. Danach konnten wir in Rekordzeit mit einer speziellen Methode die bereits dokumentierten Anforderungen überprüfen, durch neue ergänzen und so das Ziel unseres Workshops erreichen.
Gute Business-Analysten sollten vielfältige weiche Eigenschaften mitbringen, denn das, was sie tun, ist eine sehr kommunikative und gleichzeitig analytische Tätigkeit. So ist es z.B. wichtig, ein gutes Einfühlungsvermögung zu entwickeln, um wie im Beispiel die Stimmung einer Gruppe zu erkennen. Andere Fähigkeiten haben mit der Problemlösungskompetenz zu tun, um in jeder Situation einen Lösungsweg zu finden.
Dazu braucht es einerseits Fachwissen, um die Funktionsweise von Unternehmen verstehen zu können, und andererseits Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten, um die komplizierten und vielschichtigen Themen auch diskutieren und kommunizieren zu können.
Soft Skills sind wichtig – aber nicht ausreichend, um als Business-Analyst einen guten Job zu machen. Denn Unternehmen von heute sind ziemlich komplex. Und viele kluge Köpfe haben sich daran versucht, für diese Komplexität Lösungen zu finden. Dazu wurde eine große Anzahl von Methoden, Tools und Konzepten entwickelt, die dabei helfen, in Organisationen Probleme zu lösen und Chancen zu nutzen. Das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden und auf bestehenden Ansätzen aufzubauen, ist nicht nur schlau, sondern spart den Unternehmen vor allem viel Geld.
Jeder Business-Analyst ist also gefordert, ein möglichst breites Spektrum an Methoden anzuwenden, um vielfältige Probleme zu lösen: Von der Strategie-Analyse über Prozess-Verbesserungen bis hin zur Analyse von IT-Systemen. Ein Teil dieses Wissens lässt sich durch das Lesen von Büchern und Fachartikel oder durch die Teilnahme an Trainings erlernen. Aber es gehört ebenso dazu, an sich selbst zu arbeiten und die eigenen Erfahrungen aus der Praxis bewusst in den Lernprozess einfließen zu lassen, was mich zur dritten Eigenschaft führt.
Reflexionsfähigkeit bedeutet für mich im Kontext der Business-Analyse zweierlei:
Erstens geht es darum, seine eigene Arbeit (kritisch) zu hinterfragen: Ist das, was ich dem Unternehmen empfohlen habe, richtig gewesen? Wurde der erhoffte Nutzen eines Projektes tatsächlich realisiert und sind die Kosten im erwarteten Rahmen geblieben? War der Business Case zu optimistisch oder zu pessimistisch? Business-Analyse ist nicht zu Ende, wenn das Projekt zu Ende ist. Benefits Management schließt hier die Lücke, die Projekt Management offen lässt.
Und zweitens geht es auch darum, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen: Waren die ausgewählten Methoden für die jeweilige Situation die richtigen? Und hätte ich durch mein Verhalten etwas besser machen können? Sich diesen Fragen zu stellen, ist nicht immer einfach. Leichter geht es in Zusammenarbeit mit einem Partner, Mentor oder vertrauenswürdigen Coach.
Gute Business-Analysten können Unternehmen mit Hilfe ihrer Persönlichkeit, ihrem Know-How und ihrem Verbesserungswillen (in Übereinstimmung mit den 3 oben beschriebenen Eigenschaften) in vielerlei Hinsicht verändern:
Und das macht Unternehmen letztlich erfolgreicher.
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Eigenschaft Nr. 4: Kreativität
Erfahrene Business Analysten lassen auch mal los – sie erkennen wenn „0815“ Ansätze keinen Mehrwert bringen und passen das Vorgehen und die Methoden dem Umstand an. Kreativität erlaubt es Business Analysten, die am besten geeignete Methode im richtigen Moment in der notwendigen Form zielführend und Stakeholdergerecht anzuwenden.
Was brauchte es, um kreativ zu sein? Als Grundlage: Soft Skills, solide Methodenkenntnisse und Reflexionsfähigkeit. Als Zusatz: eine grosse Portion Freude an der Tatsache „Stakeholder sind auch nur Menschen“ und gesundes Selbstvertrauen.
Was für einen Einfluss hat die Kreativität? Sie stärkt das Vertrauen der Stakeholder in die Business Analyse, schafft Respekt und Akzeptanz dafür, dass „anders“ auch ganz gut sein kann.
Business Analysten verändern Unternehmen, weil sie mit Kreativität Raum für Ideen und Veränderung schaffen.
Danke Julie für die Ergänzung! Kreativität ist wirklich eine wichtige Zutat. 🙂