Berufsbild Business-Analyst

„Dank Business-Analysten sind Unternehmen in der Lage, Probleme zuverlässig zu ermitteln, passende Lösungen aufzuzeigen und Chancen direkt zu nutzen.“ Peter Gerstbach

Unternehmen sind in der heutigen Zeit permanent gefordert, neu auftretende Probleme schnell zu lösen und Chancen zu nutzen. Probleme können ihre Ursache beispielsweise in fehlerhaften Prozessen haben, durch mangelnde Kommunikationskultur bedingt sein oder auch wenn IT-Systeme die Anforderungen des Unternehmens und der Stakeholder nicht erfüllen. Die Kosten dafür sind erstaunlich hoch, aber könnten einfach vermieden werden: Denn die meisten Hürden, die im Unternehmensalltag entstehen, sind letztendlich Ergebnisse von mangelhaften oder gar nicht erfolgten Problemanalysen. Das wiederum führt dazu, dass kritische Elemente leichter übersehen werden oder die Lösung komplexer wird, als sie vielleicht sein müsste. Das Ergebnis: Eine zu kurz gedachte Lösung, die nicht den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen deckt.

Das betrifft aber nicht nur große Unternehmen oder Konzerne – auch bei kleineren Organisationen, die keine derart komplexe Struktur haben, tauchen solche Herausforderungen immer stärker auf.

Die tatsächlichen Probleme lösen

Es ist weder die Aufgabe von Managern, noch haben sie die Zeit dafür, die Ursachen der Probleme von allen Seiten zu beleuchten, genau zu betrachten, auseinanderzunehmen und die Zusammenhänge zu verstehen, um schließlich die bestmöglichste Lösung zu finden und umzusetzen. Oft ist auch noch ein spezielles Know-how nötig, was überhaupt womit realisierbar ist.

Deswegen muss es eine spezielle Rolle im Unternehmen geben, die

• alle notwendigen Informationen sammelt, um das Problem in seiner Ganzheit zu verstehen,
• den Bedarf des Unternehmens analysiert, um den tatsächlichen Bedarf zu erheben,
• unterschiedliche Lösungsalternativen erarbeitet, gegeneinander abwiegt und so eine Entscheidungsgrundlage für das Management schafft,
• analysiert und klar kommuniziert, was genau geschehen muss, damit das Problem gelöst werden kann und
• prüft, ob das Unternehmen auch tatsächlich in der Lage ist, das Optimum aus der umgesetzten Lösung zu holen und ob auch das Ergebnis wie erhofft eingetreten ist.

Berufsbild Business-Analyst

Diese wichtigen Aufgaben sind jene des Business-Analysten. In den letzten Jahren hat sich dieses Berufsbild einen festen Platz in vielen Unternehmen geschafft. In erster Linie sehen wir in Business-Analysten Problemlöser: Sie sollten die Ersten sein, an die man sich wendet, sobald sich ein neuer Bedarf im Unternehmen bemerkbar macht. Und dabei geht es nicht nur um Probleme, die sich vielleicht mittels Informationstechnologie lösen lassen, sondern auch mit optimierten Prozessen oder Änderungen an der Organisation gemeinsam mit den darin arbeitenden Menschen.

Unsere Business-Analysten nehmen sich also jeder noch so großen oder kleinen Fragestellung an und versuchen in einem ersten Schritt, das Unternehmen bis in seine Tiefe zu verstehen. Dazu gehört auch, dass sie herausfinden, welche Konsequenzen es für das Unternehmen hat, wenn das Problem tatsächlich gelöst wird. Oder was passiert, wenn keine Lösung umgesetzt wird – aus welchen Gründen auch immer. Nachdem Business-Analysten all diese Informationen zusammengesucht, mit diversen Stakeholdern gesprochen und so ein ganzheitliches Bild bekommen haben, begeben sie sich auf die Suche nach einer passenden Lösung. Diese muss in erster Linie den Unternehmensbedarf befriedigen. Das bedeutet, dass entweder das Problem ganz eliminiert wird, die Situation zumindest deutliche Verbesserung erfährt oder eine neue Chance erkannt und ergriffen wird.

Das International Institute of Business Analysis (IIBA™) definiert Business Analysis wie folgt: “Business analysis is the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. (…)“

Die Herausforderung für Business-Analysten liegt also darin, das Unternehmen wirklich zu verstehen, Probleme und Chancen im Zusammenhang mit den Anforderungen und den Rahmenbedingungen zu sehen und aus diesem Gesamtbild heraus Lösungen vorzuschlagen, die das Unternehmen dabei unterstützen, die Ziele zu erreichen. (Quelle: Ingrid und Peter Gerstbach: Basiswissen Business-Analyse)

Die Aufgaben in der Business-Analyse

In der Mitte von allen und umgeben von einem Team bestehend aus Experten aus der IT, Prozess- und Organisationsexperten und Führungskräften aus der Linie und in Projekten, definiert der Business-Analyst den Unternehmensbedarf, vermittelt bei Missverständnissen, kommuniziert mit Management und Mitarbeitern, entwickelt sinnvolle Veränderungsszenarien, untersucht mögliche Auswirkungen am Markt und empfiehlt nach all dieser konzeptionellen Arbeit die  passendste Lösung für das Unternehmen vor.

Der Business-Analyst sollte also…

• das eigentliche Problem untersuchen, damit keine Ressourcen auf eine vorschnelle und womögliche unpassende Lösung verschwendet werden;
• dem Management aufzeigen, welche tatsächlichen Auswirkungen die Lösung haben wird und welche weitere Folgen nicht aus den Augen verloren werden dürfen;
• sein gesamtes analytisches und kreatives Denken auffahren, um sicherzugehen, dass das Unternehmen die besten Entscheidungen trifft;
• Informationen so kommunizieren und bereitstellen, dass Entscheidungen schneller und effizienter getroffen werden können und Missverständnisse vermieden werden;
• ein Umfeld schaffen, indem der Kommunikationsfluss zwischen den Fachabteilungen und der IT reibungslos funktioniert;
• als Change Agent agieren, um Veränderungsprozesse zu begleiten, damit das Unternehmen und die darin arbeitenden Menschen die Vorteile der neuen Lösung nutzen können

Dieser Rolle kommt eine große und wichtige Bedeutung zu und erfordert neben dem fachlichen Know-How auch Kommunikationsgeschick, die Liebe fürs Detail, den Drang die Dinge wirklich zu verstehen und das Wissen, wie man zu anderen Menschen Vertrauen aufbaut.

Weitere Informationen, was Business-Analyse ist, welche Fähigkeiten Sie genau brauchen, geben wir gerne in unseren Trainings weiter oder finden Sie in unserem Buch.