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Was ist passiert, wenn Ihr Tool für Requirements Engineering und Business-Analyse alles kann, aber trotzdem nutzt es niemand gerne? Die Ursache kann ein zu großer Hang zur Genauigkeit sein, wie ich in einem vorherigen Artikel erläutert habe: Wenn man übertreibt und für jeden Schritt im Analyse-Prozess eine eigene Dokumentation anlegen muss, dann wird die Lösung vom BA-Team oft nicht angenommen.
In diesem Artikel gehe ich genauer auf die Nachteile ein und was passiert, wenn die Einführung eines neuen Tools nicht gut konzipiert wird und man beispielsweise den Hang zur Perfektion, wie oben beschrieben, auslebt.
Ein bekanntes Modell, das bei jeder Veränderung in Unternehmen angewendet werden kann, ist die sogenannte „Veränderungskurve“ die wir auch in unser Buch Basiswissen Business-Analyse aufgenommen haben. Sie basiert ursprünglich auf einem Modell von Elisabeth Kübler-Ross, die damit 5 Phasen der Trauer beschrieben hat. Übertragen auf das Change Management in Unternehmen, kann die Veränderung und den damit einhergehenden Einfluss auf die Leistungsfähigkeit von Mitarbeiter wie folgt skizziert werden:
Nehmen wir wieder unser Beispiel der Tool-Einführung für unsere Business-Analysten her. Diese sind ihren Arbeitsalltag und die Werkzeuge und Arbeitsweise, die sie einsetzen, gewohnt. Menschen verändern sich aus Natur nicht gerne, wir sind nun mal Gewohnheitstiere. Ist eine Veränderung dann doch notwendig, wird der neue Zustand als „Schock“ erlebt. Vertrautes will nicht einfach aufgegeben werden, deshalb muss auch in diesem Fall eine Art Trauerarbeit geleistet werden. Diese verläuft in Stufen, wobei diese nicht linear sind und auch nicht bei jedem gleich lang dauern. Ist die Notwendigkeit für ein neues Tool aber nicht mehr zu verhindern, werden wir wütend und ängstlich, weil uns die Kontrolle entzogen wird. Folge: Das neue Tool wird abgelehnt, diverse Gründe, die dagegen sprechen, gesucht und gefunden. Wird diese Phase aktiv durch Veränderungsmanagement begleitet, wird es für alle Mitarbeiter leichter die Arbeitsweise anzupassen: Die Leistung steigt wieder. Erst in der fünften Phase, dem Commitment, haben die Mitarbeiter die Veränderung akzeptiert und in ihre Arbeitsweise integriert. In dieser Phase steigt die Leistungsfähigkeit deutlich über das Ausgangsniveau zurück.
Der oben beschriebene Verlauf ist ein ganz typischer Verlauf bei jeder Art von Veränderung. Und interessanterweise macht es aus unserer Erfahrung kaum einen Unterschied, ob das Anforderungsmanagement-Tool gut oder schlecht umgesetzt wurde. Erst folgt der Schock, dann die Ablehnung und dann der Widerstand. Denn die Mitarbeiter beschäftigen sich nicht wirklich mit der Lösung, die Neuerung wird aus Prinzip (und weil wir Menschen einfach so „ticken“) abgelehnt.
Wie geht die Kurve jedoch weiter, wenn die Lösung (also das BA-Tool) nicht gut konzipiert wurde, beispielsweise zu kompliziert ist?
In der Phase der Anpassung setzen sich Business-Analysten und Requirements Engineers nun mit dem Tool bewusst auseinander. Dabei werden Fragen wie die folgenden durchgearbeitet:
Wurde das neue Tool schlecht konzipiert, lauten die Antworten auf diese Frage häufig:
Wenn das BA- bzw. RE-Tool schlecht konzipiert wurde, bleibt die Leistung der Mitarbeiter auf dem Niveau – im Besten Fall führt sie wieder zum Ausgangszustand vor der Neuerung zurück:
In der dritten Phase des Widerstands finden die Business-Analysten und Requirements Engineers genügend valide Argumente gegen das Tool: Früher war es einfacher, es kostet mehr Zeit, es bringt eigentlich nichts, etc. Ob nun vom Management leicht dagegengesteuert wird oder die Kritik einfach ignoriert wird, hat meistens nicht mehr viel Einfluss auf die letzte Phase: Passiver Widerstand führt dazu, dass das Tool zwar genutzt wird, aber nicht gerne, sondern weil es sein muss.
Wenn Sie gute oder weniger gute Erfahrungen mit der Einführung von neuen Tools gemacht haben, freue ich mich auf Ihr Kommentar hier im Blog oder auch auf ein persönliches Gespräch! Bitte zögern Sie nicht, Ihre Erfahrungen zu teilen!
Was bei der Einführung eines Tools für die Business-Analyse wirklich zählt, erfahren Sie im nächsten Artikel.
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