Neulich war ich in einem Meeting und habe folgende, Dir vielleicht nicht unbekannte Situation, erlebt: Mein Sitznachbar tippte nebenbei wild auf seinem Notebook herum, ein anderer schaute gelangweilt immer wieder auf seine Uhr und hätte der Moderator noch das Licht wegen des Beamers gedämmt, hätte ich auch nicht mehr dafür garantieren können, noch lange wach zu bleiben. Der Monolog vorne schien endlos zu sein, von Interaktion oder Einbindung der Teilnehmer keine Spur, die Luft war stickig und das einzige, was mich und offensichtlich die anderen auch wach hielt, war das Signal vom Maileingang meines Sitznachbars. Was war passiert?
Gerade wenn Du als Business Analyst tätig bist, hast Du sicherlich bereits viel Ahnung über Präsentationen, Meetings und non-verbale Signale, die ein zeichen geben, wie die Stimmung in der Gruppe ist. Im Laufe der Jahre habe ich durch die zahlreichen Moderationen und Gespräche gelernt, immer besser die Stimmung in einer Gruppe zu einzuschätzen – alleine durch das Erkennen der vielen non verbalen Signale. Und das hat enorm zu einem effektiveren Meeting geführt.
Den meisten von Euch geht es sicherlich genauso: Oft reicht nur ein Blick in die Runde, um an der Mimik zu erkennen, ob die Leute beim Gespräch aktiv dabei sind oder ob sie schon Mühe haben, die Augen offen zu halten. Spätestens wenn bereits die Hälfte der Teilnehmer ständig an ihrem Smartphone herumdrücken sollte Dir klar sein, dass etwas an dem Inhalt und der Struktur des Meetings geändert werden sollte. Lehnen sich aber die Gesprächspartner beispielsweise oft nach vorne, um Fragen zu stellen, oder sitzen sie halbwegs aufrecht in ihren Sesseln, dann ist die Aufmerksamkeit der Zuhörer auch dort, wo sie hingehört.
Es gibt allerdings ein paar Kniffe, die es von Anfang an leichter machen, die Aufmerksamkeit zu bekommen ohne groß mit Facebook oder anderen spannenderen Dingen konkurrieren zu müssen:
Der erste Tipp lautet: Lade die Leute ein, die auch wirklich dabei sein müssen. Gerade in der heißen Phase eines Projektes sind alle Projektmitglieder unter Druck und die Termine kollidieren miteinander. Dann heißt es, gut aufpassen und darauf achten, dass jeder auch weiß, was der Inhalt des Meetings ist und warum es gerade so wichtig ist, dass er oder sie daran teilnehmen sollte. Letztens habe ich am Gang erst gehört, dass ein Mitarbeiter verärgert war, dass er zu dem Meeting gekommen ist, obwohl es ihn nur ansatzweise betrifft. Das sorgt für schlechte Stimmung und lässt sich gut vermeiden. Auch wenn es einen vermeintlich großen Zeitaufwand darstellt, die richtigen Personen einzuladen (das kann schon bis zu einer viertel Stunde dauern, wenn man es gewissenhaft macht), aber es lohnt sich alle Male! Versucht es einfach mal, die Stimmung in den Workshops und vor allem auch die Produktivität und der Output werden vollkommen andere Dimensionen annehmen!
Das führt uns direkt zum nächsten Punkt: Sei gut vorbereitet! Nichts ist mühsamer als wenn ein Termin in der heißesten Phase stattfindet und der Initiator des Meetings sich nicht genügend vorbereitet hat! Wie soll man sich aber vorbereiten, wenn man ständig in Meetings sein muss? Das funktioniert einfach nicht, solange das Klonen von Menschen verboten ist (und das soll bitte so bleiben…). Deswegen hier der nächste Tipp: Blocke Dir die Zeiten vor Deinen Präsentationen und bereite Dich lieber konzentriert auf Dein eigenes Meeting vor. Bist du gut vorbereitet, hat das nämlich auch andere Vorteile: Du bist entspannter und kannst Dich besser auf die Menschen konzentrieren. Wenn der Inhalt aber unklar ist und erst durch das Reden entsteht, wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schnell schwinden und wieder bei ihren eigenen Themen landen.
So, jetzt sind schon mal die richtigen Personen eingeladen und das Thema ist perfekt vorbereitet. Das sind schon mal gute Startpunkte, aber gewonnen ist die Schlacht damit noch lange nicht…
In der Sitzung selber ist es wichtig, dass Du die anderen mit Deinem Enthusiasmus ansteckst und sie mitnimmst. Wenn Du schon das Meeting anberaumt hast, dann lass die anderen auch die Notwendigkeit spüren! Wenn Du selber keine Lust darauf hast oder Dich bei dem Thema langweilst, warum sollten die anderen dann mitarbeiten wollen?
Wenn der Inhalt nicht wirklich die Spannung hergibt, dann erzeuge sie selber, in dem Du viele Fragen stellst, zum Denken anregst und vor allem den Nutzen herausstreichst. Gib den anderen Personen Inhalte mit, die ihnen nützen und die sie verwenden können! Lass sie diese nicht selber erraten, sondern locke sie damit aus der Reserve und binde sie dann interaktiv durch verschiedene Fragen und Übungen mit ein. Das kann wahre Wunder wirken – die besten Ideen entstehen immer in einer guten Stimmung und mit anderen!
Aber: Trotz der besten Vorbereitung und den interaktivsten Einbindungen kann es trotzdem immer wieder passieren, dass ein Teilnehmer nicht mitzieht. Da hilft nur eines: Nimm es nicht persönlich! Vielleicht ist die Person einfach gerade extrem eingespannt oder hat irgendwelche (persönliche) Probleme oder hat einfach die Nacht davor durchgemacht. Was soll’s. Nimm die Herausforderung lieber an und sei umso enthusiastischer, um die anderen Projektmitglieder einzubinden.
In diesem Sinne: Viel Spaß bei den nächsten Meetings und nicht vergessen: Sei der beste BA und stecke die anderen an!
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