„Alle Veränderung erzeugt Angst. Und die bekämpft man am besten, indem man das Wissen verbessert.“ Ihno Schneevoigt

Immer wieder habe ich interne Diskussion mitbekommen, in denen teils heftig die Frage nach der Rolle des BAs in Change-Projekten diskutiert wurde. Doch was steckt dahinter?

Nach der Implementierung einer neuen Software-Anwendung in einem Unternehmen, kommt oft die Rückmeldung von den Nutzern, dass das neue System „nichts taugen würde“ oder dass „es viel zu benutzerunfreundlich wäre“. Immer wieder bereiten solche Aussagen schlaflose Nächte, in denen der BA dann das Problem durchdenkt, neu analysiert und herumwälzt bis er es deutlich erkennt: Nicht die Anwendbarkeit wird tatsächlich hinterfragt, sondern die Nutzer lehnen sich gegen das neue System auf. Dieser Widerstand kann mitunter so drastisch werden, dass die Abteilung an einer Wiedereinführung der vorherigen Anwendung denkt.

Wird ein neues System in ein Unternehmen eingeführt, führt dies unvermeidlich zu Veränderungen im Geschäftsalltag. Die erfolgreiche Implementierung bedeutet demnach nicht nur, dass das Projekt zeitgerecht und effizient integriert wurde, sondern auch, dass die Menschen in dem Unternehmen, die hauptsächlich als Anwender von dem neuen System profitieren sollen, dieses auch akzeptieren.

Dabei bist Du als BA gefordert, diese Veränderung als Teil Deines Projektes zu erfassen, es proaktiv zu begleiten und in das gesamte Projekt von Beginn an miteinzuplanen. Das kann mitunter ein wirklich nicht zu unterschätzender Aufwand sein, da laufend sichergestellt werden muss, dass alle Betroffenen auch die  Veränderungen im Unternehmen annehmen und in ihre Arbeit integrieren.

Um Anforderungen zu analysieren, verständlich zu machen oder die technischen Aspekte einer Software zu durchleuchten, stehen uns eine ganze Latte an verschiedenen Tools und Techniken zur Verfügung. Wie sieht das aber im zwischenmenschlichen Bereich aus? Gerade an dieser Stelle sind müssen die „hard facts“ bewusst zur Seite gelegt und die „Soft Skills“ herausgeholt werden. Einfühlungsvermögen und aktives Zuhören sind ein wirksames Mittel gegen mögliche negativen Auswirkungen und bereiten die Menschen im Unternehmen sanft auf die Einführung von neuen Lösungen vor.

Wenn Veränderungen beginnen unvermeidlich zu werden, beginnt ein Prozess abzulaufen:

• Zunächst wird die Veränderung womöglich negiert, um dann
• mit Widerstand und Wut Neuerungen entgegenzutreten.
• Langsam werden neue Lösungsansätze akzeptiert und
• die Umgebung passt sich an und integriert die Änderung in ihr System.

In dieser Zeit ist es wichtig, den verschiedenen Beteiligten behutsam Platz für ihre Ängste zu geben und diese vor allem ernst zu nehmen. Das funktioniert am besten mit einem ausgeklügelten Kommunikationsplan für die verschiedenen Zielgruppen. Dieser kann dabei helfen, die Nachrichten richtig zu verstehen und darauf zu antworten.
Durch das Zusammenspiel zwischen BA, Projektmanager und Stakeholder kann eine starke Koalition entstehen, die die zentralen Botschaften kommunizieren, Ängste dadurch transparent machen und Veränderung ermöglichen.

Noch bevor eine Lösung vorgeschlagen wurde, ist es ratsam, bereits am Anfang den Fokus auf das „Warum“ eines Changes zu legen. Bevor das aktuelle Problem nicht transparent gemacht und angesprochen wurde, ist die Notwendigkeit einer Veränderung für viele meistens nicht sichtbar. Fingerspitzengefühl reicht hier alleine nicht immer aus: Unserer Erfahrung nach sollte dieser Change am besten von einem ausgebildeten Coach begleitet werden, damit alle Beteiligten von Anfang an miteinbezogen werden und an einem Strang ziehen.

Wenn Du Dich in einem Change Projekt als Business Analyst wieder findest, dann achte darauf, dass Du:

• sicherstellst, dass Du die volle Unterstützung des Managements für das neue Projekt hast;
• geduldig mit allen Beteiligten bist und auch auf die 10. Nachfrage freundlich das „Warum“ erklärst (achte darauf, warum dein Gegenüber das bis jetzt nicht verstanden hat: Hast du es ihm in seinen Worten erklärt?)
• tolerant und verständnisvoll gegenüber etwaigen Fehlern bist;
• Sinn für Humor hast und zur richtigen Zeit auch mal mit einem Witz die Situation auflockerst;
• das Team motivierst und Fortschritte lobend hervorhebst und
• Du ein gutes Stressmanagement beherrschst.

Und am wichtigsten: Vergiss selber nicht, warum dieser Change stattfindet: Das Ziel ist, dass das Unternehmen und die Menschen, die darin arbeiten, einen messbaren Nutzen daraus erfahren sollten!