Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das gilt auch für die Business Analyse: Anstatt mit vielen komplizierten Sätze einen Sachverhalt zu beschreiben, ist es oft besser, mit einer Skizze oder einem Diagramm auf bildhafte Weise gemeinsames Verständnis zu erreichen.

Fürs Reinzeichnen und bei eher technischen und formalen Themen ist es gut, ein Modellierungstool zu verwenden. In der Phase der Anforderungserhebung, also z.B. in Requirements Workshops und -Meetings, ist es jedoch ungemein hilfreich bereits während der Diskussion zu zeichnen: Denn beim Zeichnen wird die Kreativität angeregt und die benötigen wir für zielführende Lösungen. Business Analysten müssen aber deswegen nicht Kunst studiert haben oder ein angeborenes Zeichentalent haben. Denn zeichnen kann jeder:

Fünf Tipps für gute Skizzen

1. Flipcharts in jedem Raum.

Flipcharts am Besten in jedem Raum

Sorge dafür, dass es in dem Raum, wo deine Meetings stattfinden, ein Flipchart gibt. Vergiss auch nicht für funktionierende Stifte und frische Bögen Papier zu sorgen. Nichts ist ärgerlicher als einen wichtigen Gedanken grafisch festhalten zu wollen und dann auf der Rückseite eines beschriebenen Flipchart-Bogens mit einem ausgetrockneten Stift im Gedankenfluss gestoppt zu werden. Was war nochmal die so geniale Idee???

2. Gemeinsam zeichnen.

Darstellungen erleichtern die Konsensfindung in der Gruppe. Dazu ist es jedoch notwendig, dass auch die Darstellung von den anwesenden Teilnehmern angenommen wird. Damit das gelingt, ist es am Besten, wenn die Skizze der aktuellen Diskussion folgt und auch jeder mitmachen kann. Häufig passiert es, dass jemand aus der Gruppe zum Flipchart geht, sich mit dem Rücken zur Gruppe hinstellt und zum Zeichnen beginnt. Drei Minuten später ist sicherlich eine tolle Skizze entstanden, aber in der Zwischenzeit haben die anderen Anwesenden über etwas viel wichtigeres gesprochen und die Arbeit war umsonst. Sorge also dafür, dass die Skizze immer in Teamarbeit entsteht. Noch leichter geht das übrigens mit Packpapier mitten am Tisch unter Verwendung von Methoden aus dem Design Thinking.

3. Gehe es ruhig an.

Übertriebener Perfektionismus ist schädlich, aber auch zu viel Hektik beim Zeichnen ist nicht gut. Hier die richtige Balance zu halten, ist wichtig – und auch nicht schwer, wenn man folgende Regeln im Kopf behält: Linien und Formen sollten halbwegs gerade sein und Beschriftungen müssen von den hinteren Plätzen noch gelesen werden können. Um das zu erreichen, ist es auch in Ordnung *kurz* den Teilnehmer den Rücken zuzuwenden. Wende jedoch nach jeder Beschriftung und jeder Linie wieder deinen Körper den Gesprächsteilnehmern zu, damit du selbst immer Teil des Geschehens bleibst.

4. Übung macht den Meister.

Auch wenn viele Mensche gerne behaupten, sie könnten nicht zeichnen, ist das falsch. Es fehlt höchstens ein bisschen an der Übung. Und weil es ja nicht darum geht einem Michelangelo Konkurrenz zu machen, sondern Konsens zu einem Thema zu erzeugen, kommt es auch gar nicht auf die Qualität der Zeichnung an. Wir empfehlen euch aber auf jeden Fall in einer ruhigen Stunde einen Block zu nehmen (Flipchart wäre natürlich noch besser) und die drei wichtigsten Elemente einer Flipchart-Skizze zu üben. Mehr dazu im nächsten Artikel.

5. An die Nachwelt denken.

Und ganz zum Schluss nicht vergessen: Smartphone zücken, das Werk fotografieren und ins Protokoll aufnehmen. Bewährt haben sich dafür Apps wie bspw. Genius Scan, mit denen man die Perspektive korrigieren und weitere Optimierungen mit einem Klick vornehmen kann.

Schaut in ein paar Tagen wieder vorbei und erfährt, wie ihr die drei wichtigsten Elemente einer Flipchart-Skizze üben könnt.

Und: Vergesst nicht einen Kommentar zu hinterlassen! Was ist euer bester Tipps für Sizzen?